Excel für Anfänger – die wichtigsten Funktionen erklärt

Excel verstehen – die Grundlagen

Microsoft Excel ist das weltweit meistgenutzte Tabellenkalkulationsprogramm. Ob für Haushaltsbuch, Arbeitszeiterfassung oder Datenanalyse – Excel ist vielseitig einsetzbar. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Funktionen für Einsteiger, Schritt für Schritt und mit praktischen Beispielen.

Die Excel-Oberfläche im Überblick

Wenn Sie Excel zum ersten Mal öffnen, sehen Sie ein Raster aus Zeilen und Spalten:

• Spalten sind mit Buchstaben beschriftet (A, B, C, ...)
• Zeilen sind mit Zahlen beschriftet (1, 2, 3, ...)
• Zelle ist der Schnittpunkt von Spalte und Zeile (z. B. A1, B3, C7)
• Arbeitsblatt (Sheet) ist das aktuelle Tabellenblatt – unten können Sie zwischen Blättern wechseln
• Bearbeitungsleiste zeigt den Inhalt der aktiven Zelle und Formeln an

Daten eingeben und formatieren

Text und Zahlen eingeben:

1. Klicken Sie auf eine Zelle (z. B. A1)
2. Tippen Sie den gewünschten Inhalt ein
3. Drücken Sie Enter (springt eine Zeile nach unten) oder Tab (springt eine Spalte nach rechts)

Tipp: Excel erkennt automatisch, ob Sie eine Zahl, ein Datum oder Text eingeben. Wenn eine Zahl als Text erkannt wird (z. B. weil ein Leerzeichen davor steht), kann das zu Fehlern bei Berechnungen führen.

Zellen formatieren:

• Schriftart und -größe ändern: Markieren Sie die Zellen und nutzen Sie die Optionen im Reiter „Start"
• Zahlenformat ändern: Rechtsklick auf die Zelle > „Zellen formatieren" > Kategorie wählen (Zahl, Währung, Datum, Prozent etc.)
• Rahmenlinien hinzufügen: Markieren > Start > Rahmenlinien-Symbol
• Spaltenbreite anpassen: Doppelklick auf den Spaltenrand im Spaltenkopf passt die Breite automatisch an den Inhalt an

Die wichtigsten Formeln und Funktionen

Formeln sind das Herzstück von Excel. Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen (=).

SUMME – Zahlen addieren

Die meistgenutzte Excel-Funktion überhaupt. Sie addiert alle Zahlen in einem Bereich.

Syntax: =SUMME(Bereich)

Beispiel: Sie haben Ausgaben in den Zellen B2 bis B10 eingetragen.

• Klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll (z. B. B11)
• Geben Sie ein: =SUMME(B2:B10)
• Drücken Sie Enter

Varianten:

• =SUMME(B2:B10) – Addiert alle Werte von B2 bis B10
• =SUMME(B2;B5;B8) – Addiert nur die Werte in B2, B5 und B8
• =SUMME(B:B) – Addiert die gesamte Spalte B

MITTELWERT – Durchschnitt berechnen

Berechnet den Durchschnitt (arithmetisches Mittel) aller Zahlen in einem Bereich.

Syntax: =MITTELWERT(Bereich)

Beispiel: Durchschnittliche Ausgaben pro Monat: =MITTELWERT(B2:B13)

MIN und MAX – Kleinsten und größten Wert finden

Syntax:

• =MIN(Bereich) – Findet den kleinsten Wert
• =MAX(Bereich) – Findet den größten Wert

Beispiel: Höchste Ausgabe im Jahr: =MAX(B2:B13)

ANZAHL und ANZAHL2 – Zellen zählen

• =ANZAHL(Bereich) – Zählt Zellen, die Zahlen enthalten
• =ANZAHL2(Bereich) – Zählt alle nicht-leeren Zellen (auch Text)

Beispiel: Wie viele Monate haben Sie Daten eingetragen? =ANZAHL2(A2:A13)

Die WENN-Funktion – Entscheidungen treffen

Die WENN-Funktion prüft eine Bedingung und gibt je nach Ergebnis einen anderen Wert zurück. Sie ist extrem nützlich und gehört zu den wichtigsten Funktionen.

Syntax: =WENN(Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert)

Beispiel 1: Sie möchten prüfen, ob ein Schüler bestanden hat (Note ≤ 4):

=WENN(B2<=4;"Bestanden";"Nicht bestanden")

Beispiel 2: Rabatt berechnen – ab 100 Euro gibt es 10 % Rabatt:

=WENN(B2>=100;B2*0,9;B2)

Verschachtelte WENN-Funktion:

Sie können mehrere Bedingungen prüfen:

=WENN(B2>=90;"Sehr gut";WENN(B2>=75;"Gut";WENN(B2>=60;"Befriedigend";"Mangelhaft")))

Tipp: Bei mehr als drei verschachtelten WENN-Funktionen wird die Formel unübersichtlich. Nutzen Sie dann besser die Funktion WENNS (ab Excel 2019):

=WENNS(B2>=90;"Sehr gut";B2>=75;"Gut";B2>=60;"Befriedigend";WAHR;"Mangelhaft")

SVERWEIS – Daten nachschlagen

SVERWEIS (Senkrechter Verweis) sucht einen Wert in der ersten Spalte einer Tabelle und gibt einen Wert aus einer anderen Spalte zurück. Klingt kompliziert, ist aber extrem praktisch.

Syntax: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Praktisches Beispiel: Sie haben eine Preisliste in einem Bereich und möchten den Preis eines Produkts nachschlagen:

Angenommen, in den Zellen A2 bis B20 steht Ihre Preisliste (Spalte A = Produktname, Spalte B = Preis):

=SVERWEIS("Tastatur";A2:B20;2;FALSCH)

Die Parameter erklärt:

• Suchkriterium: Was suchen Sie? (hier: „Tastatur")
• Matrix: Wo suchen Sie? (hier: A2:B20)
• Spaltenindex: Aus welcher Spalte der Matrix soll der Wert kommen? (hier: 2 = zweite Spalte = Preis)
• Bereich_Verweis: FALSCH = exakte Übereinstimmung (fast immer FALSCH verwenden!)

Moderner Ersatz: XVERWEIS (ab Excel 2021 / Microsoft 365):

=XVERWEIS("Tastatur";A2:A20;B2:B20)

XVERWEIS ist einfacher, flexibler und kann auch nach links suchen.

Praktische Tipps für den Alltag

Tabellen erstellen

Eine „richtige" Excel-Tabelle (nicht nur Daten in Zellen) bietet viele Vorteile:

1. Markieren Sie Ihre Daten inklusive Überschriften
2. Drücken Sie Strg + T oder gehen Sie zu Einfügen > Tabelle
3. Bestätigen Sie den Bereich

Vorteile einer Tabelle:

• Automatische Formatierung mit Streifenmuster
• Filter-Buttons in jeder Spalte
• Formeln werden automatisch auf neue Zeilen erweitert
• Strukturierte Verweise (statt A2:A100 können Sie Spaltennamen verwenden)

Sortieren und Filtern

Sortieren:

1. Klicken Sie in eine Spalte Ihrer Daten
2. Gehen Sie zu Daten > Sortieren
3. Wählen Sie die Spalte und die Sortierreihenfolge (A-Z, Z-A, Kleinste zuerst, etc.)

Filtern:

1. Klicken Sie in Ihre Daten
2. Gehen Sie zu Daten > Filter (oder Strg + Umschalt + L)
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Spaltenüberschrift
4. Wählen Sie die gewünschten Werte aus oder nutzen Sie die Suchfunktion

Diagramme erstellen

Excel kann aus Ihren Daten anschauliche Diagramme erstellen:

1. Markieren Sie die Daten (inklusive Beschriftungen)
2. Gehen Sie zu Einfügen > Empfohlene Diagramme
3. Wählen Sie den passenden Diagrammtyp
4. Passen Sie Titel, Farben und Legende nach Bedarf an

Welcher Diagrammtyp wofür:

• Balken-/Säulendiagramm – Vergleiche (z. B. Umsatz nach Monat)
• Kreisdiagramm – Anteile am Ganzen (z. B. Ausgaben nach Kategorie)
• Liniendiagramm – Entwicklungen über die Zeit
• Streudiagramm – Zusammenhänge zwischen zwei Variablen

Nützliche Tastenkombinationen

Tastenkombinationen machen Sie in Excel deutlich schneller:

• Strg + C / V / X – Kopieren, Einfügen, Ausschneiden
• Strg + Z – Rückgängig machen
• Strg + S – Speichern
• Strg + T – Tabelle erstellen
• Strg + Umschalt + L – Filter ein-/ausschalten
• F2 – Zelle bearbeiten (Cursor in die Zelle setzen)
• F4 – Letzte Aktion wiederholen / Zellbezug fixieren ($-Zeichen)
• Strg + Pfeil – Zum Rand des Datenbereichs springen
• Strg + Umschalt + Pfeil – Bis zum Rand markieren
• Alt + Enter – Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle
• Strg + 1 – Zellen formatieren (Dialogfeld)

Zellbezüge verstehen: Relativ vs. Absolut

Wenn Sie eine Formel kopieren, passt Excel die Zellbezüge automatisch an. Das ist meistens gewünscht, aber nicht immer.

Relativer Bezug (Standard): =A1B1 – Beim Kopieren nach unten wird daraus =A2B2, =A3*B3 etc.

Absoluter Bezug: =A1*$B$1 – Das $-Zeichen fixiert die Referenz. Beim Kopieren bleibt $B$1 immer gleich.

Wann brauche ich absolute Bezüge? Zum Beispiel, wenn alle Werte mit demselben Steuersatz multipliziert werden sollen, der in einer bestimmten Zelle steht.

Tipp: Drücken Sie F4, um schnell zwischen den Bezugsarten zu wechseln: A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1.

Häufige Fehler und Lösungen

#WERT! – Falscher Datentyp

Sie versuchen, Text mit einer Zahl zu berechnen. Prüfen Sie, ob in allen Zellen tatsächlich Zahlen stehen.

#DIV/0! – Division durch Null

Eine Formel teilt durch eine leere Zelle oder Null. Nutzen Sie WENNFEHLER: =WENNFEHLER(A1/B1;"Kein Wert")

#BEZUG! – Ungültiger Bezug

Eine Zelle, auf die sich die Formel bezieht, wurde gelöscht. Machen Sie die Löschung rückgängig (Strg+Z).

#NAME? – Unbekannte Funktion

Excel kennt den Funktionsnamen nicht. Häufiger Grund: Sie nutzen eine englische Funktionsbezeichnung in der deutschen Version (z. B. SUM statt SUMME).

Datum wird als Zahl angezeigt

Excel speichert Datumsangaben intern als Zahlen. Formatieren Sie die Zelle als Datum: Rechtsklick > Zellen formatieren > Datum.

Häufige Fragen

Soll ich Excel oder Google Sheets nutzen?

Für die meisten Anfänger ist Google Sheets ausreichend – es ist kostenlos, läuft im Browser und die Funktionen sind nahezu identisch. Excel hat Vorteile bei großen Datenmengen, Pivot-Tabellen und Makros.

Was ist der Unterschied zwischen Formel und Funktion?

Eine Formel ist jede Berechnung, die mit = beginnt (z. B. =A1+B1). Eine Funktion ist ein vordefinierter Befehl (z. B. =SUMME()). Funktionen sind spezielle Formeln.

Wie kann ich Excel kostenlos nutzen?

Microsoft bietet Excel kostenlos als Web-Version an unter office.com. Der Funktionsumfang ist etwas eingeschränkt, reicht aber für die meisten Zwecke. Alternativ nutzen Sie LibreOffice Calc (komplett kostenlos) oder Google Sheets.

Checkliste: Excel-Grundlagen

• ✅ Daten eingeben und formatieren
• ✅ SUMME, MITTELWERT, MIN, MAX anwenden
• ✅ WENN-Funktion für Bedingungen nutzen
• ✅ SVERWEIS oder XVERWEIS für Nachschlage-Aufgaben
• ✅ Tabellen erstellen (Strg + T)
• ✅ Daten sortieren und filtern
• ✅ Einfache Diagramme erstellen
• ✅ Relative und absolute Zellbezüge verstehen

Zusammenfassung

Excel ist ein mächtiges Werkzeug, das Sie Schritt für Schritt lernen können. Starten Sie mit den Grundfunktionen wie SUMME und WENN, und arbeiten Sie sich dann zu SVERWEIS und Diagrammen vor. Die wichtigste Regel: Einfach ausprobieren! Excel hat eine großartige Rückgängig-Funktion (Strg+Z), und Sie können nichts kaputt machen.